Regeln

Erst die Regeln, dann das Geschäftsleben.
Mal angenommen, Ihr Unternehmen überschreitet eine gewisse Größe, aber Sie sind kein Freiberufler. Dann sind Sie von da an Kaufmann. Ob Sie wollen oder nicht. Und alle Handelsgesellschaften werden spätestens mit der Eintragung ins Handelsregister wie Kaufleute behandelt. Vor allem die OHG, KG, GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG und Genossenschaft.

Dabei ist Kaufmann sein etwas Besonderes. Will heißen: Sie haben bestimmte Möglichkeiten, aber auch bestimmte Pflichten. Fangen wir mit dem guten Namen Ihres Unternehmens an. So dürfen Sie sich nur als Kaufmann Firma nennen. Die kann Ihren eigenen Namen führen oder einen, der beschreibt, was Ihr Unternehmen anbietet. Eine Phantasiebezeichnung geht natürlich ebenfalls. Nur irreführen darf Ihr Firmenname nicht. Immerhin ist er gesetzlich geschützt. Er kann ja auch eine Menge wert sein. Schließlich stecken hinter dem Firmennamen Know-how, Kundenbeziehungen und die organisatorische Leistung.

Kommen wir nun zu den Pflichten: Für jeden Kaufmann ist Buchführung Pflicht. Und zwar nach dem Handelsgesetzbuch. Als Kaufmann müssen Sie sogar bilanzieren und einen Jahresabschluss machen. Den Sie unter Umständen von einem Wirtschaftsprüfer überprüfen lassen und beim Handelsregister einreichen müssen. Zudem gelten für Sie als Kaufmann im Geschäftsleben strengere Maßstäbe: Zum Beispiel sind Bürgschaften und Schuldanerkenntnisse selbst dann wirksam, wenn sie nur mündlich gegeben wurden. Schweigen kann für Sie auch als Zustimmung gelten. Und wenn Sie etwas kaufen, müssen Sie die Ware schleunigst untersuchen, damit Sie Ihre Gewährleistungsrechte nicht verlieren. Worauf Sie sich als Kaufmann noch alles gefasst machen müssen, weiß Ihr Notar genau.

Ohne Transparenz geht gar nichts.
Handeln gehört ins Register. Ob Sie Einzelkaufmann sind oder als Gesellschaft firmieren. Also als OHG, KG, GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG oder wie auch immer. Dabei gibt es für Vereine, Genossenschaften und Partnerschaften gesonderte Register. Warum Sie zur Eintragung verpflichtet sind? Nun: Erstens soll sich jeder überzeugen können, dass Ihr Unternehmen tatsächlich existiert. Und zweitens müssen Sie auch bestimmen, wer für es unterzeichnen darf. Denn was im Handelsregister steht, ist verbindlich. Änderungen müssen daher meistens ebenfalls beim Handelsregister angemeldet werden. Zum Beispiel wenn sich die Firma oder ihr Sitz ändert. Aber auch wenn jemand anderes für die Firma unterzeichnen darf. Wenn Sie also zum Beispiel Prokura erteilen oder widerrufen. Bei OHG und KG gehört auch ein Wechsel der Gesellschafter eingetragen. Genau wie alle Änderungen des Gesellschaftsvertrages bei den Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG (haftungsbeschränkt) und AG. Egal wie viele das sind.

Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts, kurz GbR, und die stille Gesellschaft werden dagegen nicht ins Handelsregister eingetragen. Aber zum Glück sagt Ihnen Ihr Notar, wann Sie eine Eintragung brauchen. Und nicht nur das – er entwirft und überwacht auch alle notwendigen Anmeldungen. Ohnehin geht die Anmeldung beim Register nicht ohne Notar. Womit Ihnen und den Registergerichten übrigens eine Menge Arbeit erspart bleibt.

Bestform für best performance.
Wer die Wahl hat, hat die Qual. Denn Rechtsformen gibt es viele für Ihr Unternehmen. Ob Sie allein sind oder zu mehreren. Ganz zu schweigen von den vielen Klauseln, die in einem Gesellschaftsvertrag nötig sein können. Fangen wir also ganz langsam an: Gesellschaften gibt es als Personen- oder als Kapitalgesellschaften. Personengesellschaften etwa sind die Gesellschaft bürgerlichen Rechts, die Partnerschaft für Freiberufler sowie die offene Handelsgesellschaft (OHG) oder die Kommanditgesellschaft (KG) für Gewerbetreibende. In jeder steckt immer das „Herzblut“ der Gesellschafter, die sich meist persönlich für die Geschäfte einsetzen, aber auch mit ihrem persönlichen Hab und Gut für die Schulden der Gesellschaft einstehen müssen. Nur bei der KG gibt es Gesellschafter, die ihre Haftung begrenzen können: Die Kommanditisten.

Die Kapitalgesellschaft wiederum ist anders angelegt.
Ob als Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) Unternehmergesellschaft (UG) (haftungsbeschränkt),  Aktiengesellschaft (AG), Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA) oder als eingetragene Genossenschaft (eG). Wichtig zu wissen: Für die Schulden einer Kapitalgesellschaft haften Sie nicht mit Ihrem Privatvermögen. Zumindest nicht, solange Sie sich an die Spielregeln halten. Außerdem können Sie einen Gesellschaftsfremden als Manager einstellen. Dafür haben Sie bei der Kapitalgesellschaft mehr Pflichten bei der Buchführung. Wenn Sie die Vorteile der Personen- und der Kapitalgesellschaft kombinieren möchten, wird Sie die GmbH & Co. KG interessieren. Denn hier haftet lediglich die GmbH unbeschränkt. Als Einzelkämpfer können Sie übrigens zwischen dem Einzelkaufmann oder einer GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG und GmbH & Co. KG wählen. Was noch hinter den einzelnen Gesellschaftsformen steckt, ob es sinnvolle Alternativen nach ausländischem Recht geben kann und welche nun die beste für Sie ist, darüber können Sie sich von Ihrem Notar genau informieren lassen.

Auch eine Gesellschaft braucht ihren Vertrag nach Maß.
Nun kennen Sie die Regeln. Fehlt nur noch ein guter Gesellschaftsvertrag. Maßgeschneidert nach Ihren Vorstellungen. Schließlich entsprechen die gesetzlichen Regelungen nur selten den individuellen Bedürfnissen frisch gebackener Unternehmer. Dabei gehört eine so komplexe Materie in die Hand eines Fachmanns. Zum Beispiel in die Ihres Notars. Zumal er Erfahrung im Gesellschaftsrecht hat. Und er schon von Gesetzes wegen die Interessen aller Beteiligten berücksichtigen wird. Die Einschaltung Ihres Notars empfiehlt sich auch dann, wenn eine Beurkundung gar nicht vorgeschrieben ist. Wie zum Beispiel bei den Personengesellschaften. Einfach weil die notarielle Urkunde Sicherheit gibt. Wo Immobilien eingebracht werden, ist die Beurkundung des Gesellschaftsvertrages ohnehin ein Muss. Für die OHG und KG muss die Anmeldung beim Handelsregister ebenfalls über Ihren Notar laufen.

Bei Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG verlangt schon das Gesetz, dass der Gesellschaftsvertrag beim Notar beurkundet wird. Und dass Sie das Kapital festlegen. Also mindestens 1 € (pro Gesellschafter) bei der UG (haftungsbeschränkt), 25.000 € bei der GmbH und mindestens 50.000 € bei der AG. Normalerweise in bar. Sachleistungen sind aber genauso möglich (jedoch nicht bei der UG). Vorausgesetzt, Sie und das Registergericht sind von deren Wert überzeugt. Wer als Geschäftsführer oder Vorstand und Aufsichtsrat fungieren soll, muss ebenfalls beim Handelsregister gemeldet werden. Hier kann Ihnen Ihr Notar übrigens auch helfen, wenn es um deren Anstellungsverträge geht. Seine Einschaltung rechnet sich allemal.